― 業務構造設計書とは ― 会社の仕事に、設計図を作る

これを読んでくださっている方は、経営者の方が多いのかなぁと思いますが、経営者ではない方は経営者の視点に立って読み進めてもらえると良いかなと思います。

私も経営者なのですが（こんにちは！よろしくどうぞ）、「経営者が描く最適解」と「現場が求めるもの」は、必ずしも一致しません。むしろ、平行線のまま進んでいくのが当たり前なのかもしれません。

経営者には「事業を継続し、発展させる責任」があると思うのですが、その視点で見ると、以下のような状態は単なる「忙しさ」ではなく、利益を削り、万が一の際のリスクを孕んだ「危険信号」ともいえます。

もし一つでも当てはまるのであれば、それは「人」の問題ではなく、業務の構造に原因がある可能性が高く、早めに対処した方がよいかなと思ったり！

（鳥からのご指摘）

なぜ業務は回らなくなるのか

弊社も偉そうなことは言えず、全然、まだまだ当てはまることもあるのですが…

日々の業務を回すことが優先されると、 仕事の流れや役割分担が整理されないまま積み重なっていきます。

その結果、

• 判断基準が人によって違う
• 同じ作業が重複している
• 無駄な確認や待ち時間が発生する
• 業務がブラックボックス化する

といった状態が生まれます。

この状態では、どれだけ人を増やし、現場が根性で頑張っても、負担は軽くなるどころか複雑さが増すだけです。

組織が小さいうちは力技で回せても、規模が大きくなった途端、その歪みは一気に表面化します。

構造設計書で、何が変わるのか

私たちが提供している「構造設計書」は、こうした状態を解消するために、業務を“見える化”し、“回る形に再設計する”ためのものです。

具体的には、

といったことを行います。

具体的には、業務フローを整理し、役割と責任を明確にすることで、無駄や滞りを徹底的に洗い出します。実際、導入された経営者の方からは、こんな本音を伺うことが多いです。

正直、『いつまでその仕事やってるんだ？』と思うことはある。でも、中身が見えないから口を出しにくいんだよね

属人化した業務を切り分けたいけど、担当者が抱え込んでしまって手が出せない

こうした「社長のモヤモヤ」を視覚化することが、この設計書の最大のメリットです。

 また、外部の人間が間に入ることで、社長自身が聞きにくい現場のリアルな動きを、角を立てずに引き出すことができます。

ただ、これはあくまでも経営者目線でのモヤモヤであって、実際作業を担ってくれている社員さんも、そんな社長の言動にモヤモヤしているかもしれません。

そもそも、社員さん一人ひとりの業務について、経営者はどれだけ正確に把握できているのでしょうか？

外側からはシンプルに見える業務でも、現場サイドでは小さな手間が積み重なり、実は多くの工数を費やしていることが多々あります。こうした「見えない業務の積み重ね」が、経営者と現場の認識のズレを生む原因となります。

業務の一つひとつを構造として可視化し、誰が・何を・どのように行っているのかを設計図に落とし込む。

そうすることで、経営者は現場の苦労を正しく理解でき、社員さんは自分の仕事を正当に評価される土壌が整います。

実際の進め方

まずは対象となる業務についてヒアリングを行い、現場で実際にどのように仕事が進んでいるのかを丁寧に確認していきます。

その上で、次の3つのステップで進めます。

① 現状の可視化

業務の流れを図式化し、「誰が・どこで・何をしているのか」を明確にします。

② 課題の特定

可視化した内容から、

• 属人化している部分
• 無駄な工程や二重作業
• 判断の曖昧さ
• 停滞しているポイント

を洗い出します。

「なんとなく大変」だった状態を、具体的な課題として言語化します。

③ 再設計

課題をもとに、

• 業務の分担を見直す
• フローをシンプルにする
• 判断基準を明確にする
• 外部化や効率化の余地を整理する

ことで、実際に回る業務構造へと組み直します。

なぜ「設計」が必要なのか

業務改善というと、

• 外注
• システム導入
• マニュアル化

といった手段が先に検討されがちです。

もちろんどれも重要ですが、構造が整理されていないまま進めてしまうと、うまく機能しないケースが多くあります。

だからこそ私たち（＋鳥）は、すべての前提として「設計」を行います。

構造設計書で起こる変化

実際に導入いただいた企業では、

といった変化が生まれています。

結果として、現場の負担が軽くなり、会社全体の回り方が整っていきます。

業務に設計書があることで、一つ一つの業務の流れがザックリとではなく、しっかりとわかるので、会社全体のプランニングもしやすくなります。

設計して終わりではありません

みらいきっては、構造設計書を作って終わりではありません。

設計した業務をもとに、

• 業務の分担を再設計する
• 地域の働き手とつなぐ
• 実際の業務の運用を担う

といった形で、
実際に回るところまで支援することを大切にしています。

まずは一つの業務から

すべてを一度に変える必要はありません。

まずは一つの業務から整えることで、改善の効果を実感しながら、他の業務にも展開していくことができます。

最後に

うちの場合はどうだろう？

そんな段階でも大丈夫です。

今の業務の状況を整理することから、一緒に考えていきましょう。構造設計書は、業務が回らない原因を明確にし、改善の方向性を見つけるための第一歩です。